เซ็นสัญญาออนไลน์ เก็บหลักฐานอะไรนอกจากรูปลายเซ็น

ภาพลายเซ็นตอบคำถามได้ไม่ครบ

เมื่อคู่สัญญาเสนอให้เซ็นผ่านไฟล์หรือระบบออนไลน์ ควรคุยทั้งวิธีลงนามและหลักฐานที่เก็บได้ ภาพลายเซ็นที่เห็นเพียงอย่างเดียวยังไม่อธิบายว่าใครเป็นผู้ทำ ยอมรับเอกสารฉบับไหน และกระบวนการน่าเชื่อถืออย่างไร บทความนี้เป็นแนวทางเตรียมข้อมูลให้ตรวจสัญญา ไม่ใช่คำวินิจฉัยว่าไฟล์ที่มีอยู่ใช้บังคับได้หรือไม่ได้ในทุกกรณี

แยกตัวตน เจตนา และความน่าเชื่อถือของวิธีการ

ETDA อธิบายว่าการพิจารณาลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปต้องดูการระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อ การแสดงเจตนาต่อข้อความ และวิธีการที่เชื่อถือได้ จึงไม่ควรตัดสินจากหน้าตาลายเซ็นเพียงอย่างเดียว รูปลายเซ็นใน PDF อาจเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการได้ แต่ควรให้ผู้ตรวจพิจารณาหลักฐานทั้งหมดร่วมกัน อย่าสรุปว่าการตัดแปะภาพทำให้สัญญาทุกชนิดสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ

ตกลงฉบับสุดท้ายและสิ่งที่ผู้ลงนามกำลังยอมรับ

ก่อนส่งลิงก์ลงนาม ระบุชื่อเอกสาร ฉบับ วันที่ และเอกสารแนบที่เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงให้ตรงกัน ให้ผู้ลงนามเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องยอมรับได้ครบ หากมีการแก้ราคา ขอบเขต หรือเอกสารแนบหลังส่งแล้ว ควรให้ผู้รับผิดชอบตรวจว่าต้องเริ่มกระบวนการยอมรับฉบับใหม่อย่างไร ไม่ย้ายภาพลายเซ็นไปวางบนไฟล์ที่แก้แล้วเพื่อให้ดูเหมือนลงนามเสร็จ

ถามระบบว่าจะส่งออกหลักฐานอะไรได้บ้าง

ขอทราบวิธียืนยันผู้ลงนาม การบันทึกเหตุการณ์ เวลา และวิธีผูกเหตุการณ์เหล่านั้นกับไฟล์ฉบับที่ลงนาม รวมถึงรูปแบบไฟล์ที่ดาวน์โหลดได้และวิธีตรวจภายหลังเมื่อเลิกใช้บริการ ตัวอย่างสมมติคือมีเพียงภาพหน้าจอแจ้งว่าเสร็จแล้ว แต่ไม่มีไฟล์ฉบับลงนามให้ตรวจ ควรขอรายการที่ขาดก่อนปิดงาน ไม่ถือว่าหน้าแจ้งสำเร็จแทนชุดหลักฐานทั้งหมด

เก็บไฟล์เดิมและข้อมูลประกอบเป็นชุดเดียว

เมื่อกระบวนการเสร็จ ให้เก็บไฟล์ที่ระบบส่งออกโดยไม่แก้ไข พร้อมเอกสารแนบและบันทึกเหตุการณ์ที่มี หากต้องทำสำเนาสำหรับอ่านหรือปิดข้อมูล ให้แยกจากไฟล์เดิม ระบุผู้เก็บและสิทธิ์เข้าถึงไว้ด้วย ETDA แยก Digital Signature ซึ่งใช้กระบวนการเข้ารหัสและช่วยตรวจการเปลี่ยนแปลง ออกจากคำว่า e-Signature ที่กว้างกว่า จึงควรถามวิธีตรวจให้ตรงชนิดของลายมือชื่อที่ใช้ ไม่ใช้การมองรูปแทนการตรวจทางเทคนิค

ให้ทนายตรวจทั้งวิธีลงนามและประเภทนิติกรรม

เตรียมร่างสัญญา เอกสารคู่สัญญา ข้อมูลอำนาจลงนาม ขั้นตอนของระบบ และตัวอย่างหลักฐานที่ส่งออกให้ผู้ตรวจเห็นร่วมกัน การยืนยันตัวคนไม่แทนการตรวจอำนาจลงนาม และเรื่องแบบหรือขั้นตอนเฉพาะของนิติกรรมต้องตรวจตามกรณี B Law Firm มีบริการร่างและตรวจสัญญา จึงใช้ชุดข้อมูลนี้เริ่มถามได้ว่ากระบวนการที่เสนอเหมาะกับงานหรือยัง โดยไม่รับประกันผลคดีจากชื่อระบบหรือชนิดลายเซ็น

แหล่งอ้างอิง

• ETDA: คำถามฮิต e-Signature และ Digital Signature
• B Law Firm: บริการร่างและตรวจสัญญา