เอกสารใช้ต่างประเทศ ต้องแปลหรือรับรองแบบไหน เริ่มถามจากผู้รับ

คำว่าเอกสารรับรองแล้ว ยังไม่บอกว่าผู้รับใช้ได้หรือไม่

เมื่อหน่วยงานต่างประเทศขอเอกสาร อย่าเริ่มจากการเลือกบริการรับรองที่ดูครบที่สุด เริ่มจากขอรายการที่ผู้รับต้องการเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุชื่อหน่วยงาน ประเทศ วัตถุประสงค์ และกำหนดส่ง เอกสารเดียวกันที่ใช้สมัครเรียน เปิดบัญชี หรือทำธุรกรรมอาจถูกขอในรูปแบบต่างกัน คำตอบที่ชัดช่วยให้ผู้ให้บริการตรวจขอบเขตงานได้ตรงเรื่อง โดยไม่สรุปว่ามีตราหรือลายมือชื่อรับรองแล้วทุกแห่งต้องยอมรับ

แยกงานแปล งานรับรอง และงานนิติกรณ์ออกจากกัน

ใช้คำถามสามชุดในการคุยกับผู้รับ ได้แก่ ต้องการข้อความเป็นภาษาอะไร ต้องให้ใครรับรองลายมือชื่อหรือเอกสาร และต้องผ่านการนิติกรณ์ของหน่วยงานใดเพิ่มเติมหรือไม่ อย่าใช้คำว่า Notary กับการรับรองของกรมการกงสุลแทนกันโดยไม่ตรวจคำสั่งของผู้รับ กรมการกงสุลมีขั้นตอนและคำแนะนำสำหรับงานนิติกรณ์ของตน จึงควรส่งรายการความต้องการให้ผู้ให้บริการตรวจเส้นทางที่เหมาะกับเอกสารนั้นก่อนชำระค่าดำเนินการ

ตรวจว่ามีเอกสารภาษาอังกฤษจากผู้ออกโดยตรงหรือไม่

หน้าแนะนำของกรมการกงสุลระบุว่าเอกสารการทะเบียนบางประเภทขอเป็นภาษาอังกฤษจากสำนักงานเขตหรืออำเภอได้ จึงควรถามหน่วยงานผู้ออกก่อนว่ามีฉบับที่ตรงกับรายการผู้รับหรือไม่ วิธีนี้อาจเปลี่ยนขอบเขตงานแปลที่ต้องจัดเตรียม แต่การมีฉบับภาษาอังกฤษไม่ได้แปลว่าไม่ต้องตรวจข้อกำหนดการรับรองอีก ถ้าผู้รับต้องการภาษาอื่นหรือรูปแบบเฉพาะ ให้ยืนยันแยกกับผู้รับและผู้ดำเนินการ

ทำชุดข้อมูลตรวจชื่อและต้นฉบับก่อนนัด

รวบรวมต้นฉบับ สำเนาที่อ่านครบทุกหน้า และหลักฐานสะกดชื่อที่ใช้ในธุรกรรมนั้นให้ตรวจเทียบกัน แจ้งการเปลี่ยนชื่อหรือข้อมูลที่ไม่ตรงกันตามจริง แทนการแก้ข้อความในสำเนาเอง ถามว่าต้องนำต้นฉบับไปแสดง ต้องลงนามต่อหน้าผู้รับรอง หรือมีเอกสารผู้ลงนามอื่นใดเพิ่ม อย่าลงนามล่วงหน้าเพียงเพราะเห็นช่องลายมือชื่อ หากยังไม่ทราบข้อกำหนดของขั้นตอนนั้น

นัดเวลาโดยรู้ลำดับงานและเงื่อนไขแก้ไข

ก่อนตกลงงาน ขอให้แยกขั้นตอนที่ผู้ให้บริการทำเอง ขั้นตอนของหน่วยงานภายนอก และสิ่งที่ผู้ขอต้องดำเนินการ หากผู้รับแก้รายการหรือขอฉบับใหม่หลังเริ่มงาน ให้ตรวจผลต่อค่าใช้จ่ายและกำหนดส่งอีกครั้ง เก็บรายการเอกสารฉบับที่ตกลง อีเมลยืนยัน และหลักฐานการส่งมอบไว้ด้วย การรับงานหรือการแจ้งระยะเวลาประมาณการไม่ใช่คำรับประกันว่าปลายทางจะรับเอกสารหรือพิจารณาเรื่องหลักสำเร็จ

ใช้รายการจากผู้รับเป็นจุดเริ่มต้นปรึกษา B Law Firm

เว็บไซต์ B Law Firm ระบุบริการรับรองลายมือชื่อและเอกสารสำหรับนำไปใช้ต่างประเทศ ผู้ติดต่อจึงควรส่งรายการที่ผู้รับระบุพร้อมประเภทเอกสารและกำหนดใช้งาน เพื่อให้ตรวจว่าช่วยดำเนินการส่วนใดได้และมีขั้นตอนอื่นที่ต้องติดต่อแยกหรือไม่ ไม่ควรส่งเพียงข้อความว่าต้องการรับรองทุกอย่าง บทความนี้เป็นแนวทางเตรียมการทั่วไป ข้อกำหนดที่ใช้จริงต้องตรวจตามเอกสาร ประเทศ และหน่วยงานผู้รับในเวลาที่ดำเนินการ

แหล่งอ้างอิง

• กรมการกงสุล: บริการรับรองนิติกรณ์เอกสาร
• B Law Firm: บริการด้านเอกสารและทะเบียน