ก่อนจดทะเบียนบริษัท ผู้ก่อตั้งควรตกลงข้อมูลอะไรให้ชัด

เริ่มจากข้อตกลง ไม่ใช่เพียงกรอกแบบฟอร์ม

ก่อนจดทะเบียนบริษัท ควรทำให้ผู้ร่วมก่อตั้งเข้าใจตรงกันว่าจะทำกิจการอะไร ใครลงทุน ใครบริหาร และใช้สถานที่ใด รายการข้อมูลจัดตั้งในคู่มือกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีทั้งผู้ถือหุ้น กรรมการ ทุน ที่ตั้ง และวัตถุประสงค์ บทความนี้ใช้หัวข้อเหล่านั้นเป็นกรอบเตรียมคำถาม ไม่ใช่รายการเอกสารทางราชการที่ใช้ได้ครบทุกกรณีหรือคู่มือยื่นคำขอฉบับปัจจุบัน

เขียนกิจการที่จะทำจริงก่อนเลือกถ้อยคำ

อธิบายสั้น ๆ ว่าจะขายสินค้าหรือบริการอะไร ลูกค้าเป็นใคร และดำเนินงานที่ใด แยกกิจการที่จะเริ่มทันทีออกจากแผนที่ยังไม่ตกลง แล้วให้ผู้รับผิดชอบตรวจว่าควรใช้วัตถุประสงค์อย่างไรและต้องตรวจเรื่องใบอนุญาตใดเพิ่มเติม อย่าเลือกข้อความกว้างที่สุดจากตัวอย่างโดยไม่เข้าใจว่าเกี่ยวกับธุรกิจของตนอย่างไร ส่วนชื่อที่ต้องการใช้ควรมีรายการทางเลือกไว้ให้ตรวจ ไม่ถือว่าคิดชื่อได้แล้วจะจดทะเบียนได้แน่นอน

แยกผู้ถือหุ้น กรรมการ และผู้ทำงานประจำ

ทำตารางรายบุคคลว่าคาดว่าจะถือหุ้น ทำหน้าที่กรรมการ หรือทำงานในตำแหน่งใด เพราะบทบาทเหล่านี้อาจซ้อนกันแต่ไม่จำเป็นต้องเหมือนกันทั้งหมด ระบุเรื่องที่ยังไม่ได้ตกลง เช่น ใครดูแลงานประจำ ใครอนุมัติรายการสำคัญ และหากผู้รับผิดชอบไม่อยู่จะทำอย่างไร นำตารางให้ทนายช่วยแปลงเป็นโครงสร้างและเอกสารที่เหมาะสม ไม่ใช้คำว่าหุ้นส่วนในบทสนทนาแทนรายละเอียดทุกอย่าง

แยกแผนลงทุนจากรายการเงินที่เกิดขึ้นแล้ว

สำหรับทุนและสัดส่วนหุ้น ให้รวบรวมข้อเสนอของผู้ร่วมก่อตั้งพร้อมสถานะว่าตกลงแล้วหรือยัง หากมีการจ่ายเงินไปก่อน ให้บันทึกผู้จ่าย ผู้รับ วันที่ และวัตถุประสงค์ตามหลักฐาน อย่าเขียนว่าเป็นเงินชำระค่าหุ้นหรือเงินกู้โดยอัตโนมัติเพียงเพื่อให้ตารางลงตัว ประเภทเงิน เอกสารประกอบ และวิธีบันทึกต้องให้ผู้รับผิดชอบตรวจจากข้อเท็จจริง โดยไม่ใช้ตัวเลขทุนที่ตั้งใจไว้แทนเงินที่ได้รับจริง

ตรวจสำนักงานและเงื่อนไขที่ทำให้ต้องใช้ข้อมูลเพิ่ม

แจ้งสถานที่ตั้งสำนักงานที่ต้องการใช้และฐานะการใช้สถานที่ เช่น เป็นเจ้าของ เช่า หรือยังอยู่ระหว่างขออนุญาตจากเจ้าของ พร้อมเอกสารที่มี ถ้ามีผู้เกี่ยวข้องต่างชาติ กิจการเฉพาะทาง หรือการดำเนินงานหลายแห่ง ให้บอกตั้งแต่ต้นเพื่อให้ตรวจข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ไม่อาศัยชุดเอกสารของบริษัทอื่นมายืนยันว่าโครงสร้างของตนใช้ได้เหมือนกัน

ส่งชุดข้อมูลที่ระบุสิ่งค้างก่อนนัดดำเนินการ

สรุปชื่อที่ต้องการ กิจการ บทบาทบุคคล แผนทุน และสำนักงานเป็นชุดเดียว โดยทำเครื่องหมายเรื่องที่ยังรอข้อตกลงหรือหลักฐาน B Law Firm ระบุบริการให้คำปรึกษาธุรกิจและจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท จึงใช้ชุดนี้เริ่มหารือขอบเขตงานได้ ก่อนยื่นจริงให้ตรวจแบบ ขั้นตอน ค่าธรรมเนียม และเงื่อนไขปัจจุบันกับผู้ดำเนินการ การเตรียมครบตามบทความไม่ได้รับรองการอนุมัติหรือระยะเวลาจดทะเบียน

แหล่งอ้างอิง

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: คู่มือให้คำปรึกษา SMEs หัวข้อข้อมูลจัดตั้งบริษัท
• B Law Firm: บริการให้คำปรึกษาและจดทะเบียนบริษัท