คนที่คุยงานกับเราอาจไม่ใช่คนที่ลงนามแทนบริษัท
เมื่อเจรจาราคาและขอบเขตงานลงตัวแล้ว ยังมีอีกคำถามที่ต้องตอบก่อนนัดเซ็น คือเรากำลังทำสัญญากับนิติบุคคลใด และใครจะลงนามแทนนิติบุคคลนั้น ผู้ประสานงาน ฝ่ายขาย ผู้ถือหุ้น และกรรมการอาจเป็นคนละคน จึงไม่ควรอาศัยตำแหน่งในนามบัตรเป็นข้อสรุปเรื่องอำนาจลงนาม
รายการต่อไปนี้เป็นแนวทางจัดข้อมูลให้ทนายตรวจ ไม่ใช่คำวินิจฉัยว่าสัญญาที่ลงชื่อแล้วมีผลหรือไม่มีผล หากเซ็นไปแล้วและพบชื่อหรืออำนาจไม่ตรง ควรเก็บเอกสารตามจริงแล้วขอคำปรึกษา ไม่แก้วันหรือเติมข้อความย้อนหลังด้วยตนเอง
เริ่มจากชื่อคู่สัญญาให้ตรงกันทุกฉบับ
เทียบชื่อบริษัทและเลขทะเบียนนิติบุคคลในร่างสัญญา ใบเสนอราคา และเอกสารที่ส่งมา หากใช้ชื่อแบรนด์เดียวกันหลายบริษัท ให้ถามว่าบริษัทใดเป็นผู้รับภาระตามสัญญา ส่วนชื่อสาขา ชื่อร้าน หรือชื่อกลุ่มบริษัทควรแยกจากชื่อนิติบุคคลที่ระบุเป็นคู่สัญญา
ตัวอย่างสมมติคือใบเสนอราคาออกโดยบริษัทหนึ่ง แต่ร่างสัญญาระบุอีกบริษัทหนึ่งในเครือ ให้ขอคำอธิบายและเอกสารประกอบก่อน ไม่สรุปเองว่ามีเจ้าของร่วมกันจึงแทนกันได้ทุกกรณี นำความต่างนี้ให้ทนายตรวจคู่กับเงื่อนไขชำระเงินและส่งมอบงาน
แยกหนังสือรับรองจากสำเนาเอกสารจดทะเบียน
กรมพัฒนาธุรกิจการค้าแยกบริการหนังสือรับรองรายการทางทะเบียนปัจจุบัน ออกจากบริการคัดสำเนาเอกสารที่เคยจดทะเบียนหรือนำส่ง เช่น เอกสารจัดตั้งและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น จึงควรระบุให้ชัดว่าต้องการตรวจเรื่องใด ไม่เรียกเอกสารทุกประเภทว่าเป็นหนังสือรับรองเหมือนกัน
เก็บไฟล์ครบหน้า พร้อมวันที่ออกและแหล่งที่ได้รับ ให้ผู้ตรวจดูรายการที่เกี่ยวข้องกับผู้มีอำนาจและเงื่อนไขการลงนาม หากข้อมูลเก่าหรือมีการเปลี่ยนกรรมการระหว่างเจรจา ให้สอบถามว่าต้องขอเอกสารใดเพิ่ม ไม่กำหนดอายุเอกสารตายตัวสำหรับทุกธุรกรรมจากความเคยชิน
อ่านเงื่อนไขการลงชื่อให้ครบ ไม่ดูเฉพาะรายชื่อ
เมื่อได้เอกสารแล้ว ให้ทำรายการคำถามว่าต้องลงนามกี่คน ใครลงนามร่วมกับใคร มีเงื่อนไขเกี่ยวกับตราประทับหรือข้อจำกัดอื่นหรือไม่ จากนั้นเทียบกับช่องลงชื่อในร่างสัญญา หากถ้อยคำไม่ชัดให้ทนายตีความจากเอกสารฉบับเต็ม
อย่าคิดว่าการประทับตราเพียงอย่างเดียวตอบปัญหาเรื่องอำนาจได้ หรือว่ากรรมการทุกคนลงนามคนเดียวได้เสมอ สำหรับธุรกรรมที่มีขั้นตอนอนุมัติภายในหรือเอกสารเฉพาะ ให้แจ้งประเภทงานและวงเงินแก่ผู้ตรวจเพื่อพิจารณาว่าต้องดูมติหรือเอกสารประกอบใดเพิ่มเติม
ถ้ามีผู้รับมอบอำนาจ ให้เชื่อมเอกสารเป็นลำดับ
กรณีผู้ลงนามไม่ใช่บุคคลตามเงื่อนไขในเอกสารที่ได้รับ ให้ขอหลักฐานที่ใช้อ้างอำนาจแทน เช่น หนังสือมอบอำนาจ พร้อมข้อมูลผู้มอบ ผู้รับ ขอบเขตงาน และช่วงเวลาที่ระบุ ตรวจว่าครอบคลุมสัญญาฉบับที่จะลงนามหรือเพียงการติดต่อรับส่งเอกสาร
ให้ทนายตรวจทั้งต้นทางของอำนาจและขอบเขตที่ส่งต่อมา รวมถึงเงื่อนไขหรือเอกสารเพิ่มเติมตามกรณี ไม่ใช้หนังสือมอบอำนาจของงานเก่าแทนงานใหม่เพียงเพราะชื่อผู้รับมอบเหมือนเดิม และไม่ถือว่ารูปถ่ายลายเซ็นในแชตเป็นหลักฐานครบถ้วนโดยอัตโนมัติ
จัดชุดสุดท้ายก่อนนัดเซ็น
รวมร่างสัญญาฉบับที่จะใช้จริง เอกสารคู่สัญญา รายชื่อผู้ลงนาม และเอกสารอำนาจที่เกี่ยวข้องไว้ในชุดเดียว ระบุประเด็นที่ยังรอคำตอบ หากเปลี่ยนผู้ลงนามหรือแก้เงื่อนไขหลังตรวจแล้ว ให้แจ้งผู้ตรวจอีกครั้งแทนการใช้ผลตรวจฉบับเดิมกับข้อมูลใหม่
B Law Firm มีบริการร่างและตรวจทานสัญญาตามที่เผยแพร่บนเว็บไซต์ การส่งข้อมูลคู่สัญญาและอำนาจให้ครบตั้งแต่ต้นช่วยให้ตรวจประเด็นได้ตรงงาน แต่ไม่ได้แทนการตรวจฐานะ ความสามารถชำระหนี้ หรือเงื่อนไขทางธุรกิจด้านอื่นของคู่สัญญา
ภาพประกอบสร้างด้วย AI
แหล่งอ้างอิง
"Be your trusted Partner" - เราพร้อมพิทักษ์สิทธิประโยชน์ของคุณ
กลับไปที่บทความทั้งหมดบริการที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้
เล่าเรื่องของท่านสั้น ๆ ผ่านแบบฟอร์มปรึกษาทนายความออนไลน์ แล้วทนายความจะติดต่อกลับ
กรอกแบบฟอร์มปรึกษาทนายความ
