与公司签订合同前，如何核查签字人及权限证明文件

与您洽谈业务的人，未必是代表公司签字的人

在价格和工作范围谈妥之后、约定签约之前，还有一个问题需要回答：您究竟是在与哪一个法人签订合同？又由谁代表该法人签字？联络人、销售人员、股东和董事可能分别是不同的人，因此不应仅凭名片上的职位，就对签字权限下结论。

以下各项是整理资料、供律师审查的指引，并非对已签署的合同是否具有效力的判断。如果已经签字，之后才发现名称或签字权限不符，应按原样保存文件并寻求咨询意见，不要自行修改日期或事后补充文字。

首先确保合同当事人名称在所有文件中一致

核对合同草案、报价单以及对方发来的文件中的公司名称和法人注册号。如果多家公司使用同一个品牌名称，应询问由哪一家公司承担合同义务。至于分支机构名称、店铺名称或集团名称，应与列为合同当事人的法人名称区分开来。

举一个假设的例子：报价单由一家公司出具，但合同草案列明的却是同一集团旗下的另一家公司。此时应先请对方作出说明并提供相关证明文件，不要自行认定两家公司既然有共同的所有者，就在任何情况下都可以相互替代。应将这一差异交由律师，结合付款条件和交付条件一并审查。

区分公司注册证明与登记文件复印件

泰国商业发展厅（DBD）把出具载明公司现行登记事项的公司注册证明，与调取曾经登记或提交过的文件（例如设立文件和股东名册）的复印件，列为两项不同的服务。因此，应明确说明需要核查什么，不要把各类文件都统称为公司注册证明。

保存完整、不缺页的文件，并注明出具日期和获取来源，以便审查人员查看与有权签字人及签字条件相关的登记事项。如果资料已经过时，或在谈判期间董事发生了变更，应询问还需要补充哪些文件，而不要出于习惯，对所有交易一律设定固定的文件时效。

完整阅读签字条件，而不只看名单

拿到文件后，列出一份问题清单：需要几人签字？谁与谁共同签字？是否有关于公司印章的条件或其他限制？然后与合同草案中的签字栏进行比对。如果措辞不清楚，应请律师根据完整文件进行解读。

不要以为仅加盖公司印章就能解决签字权限问题，也不要以为每一位董事总是可以单独签字。对于涉及内部审批程序或特定文件的交易，应将工作类型和金额告知审查人员，以便其判断是否还需要查看决议或其他证明文件。

如有被授权人，应按顺序把相关文件串联起来

如果签字人并不是您所获文件中签字条件所指的人员，应要求对方提供其据以主张代理权限的证据，例如授权书，并附上授权人、被授权人、工作范围及载明期限等信息。核查该授权是涵盖即将签署的这份合同，还是仅限于联络和收发文件。

请律师既核查权限的来源，也核查传递下来的权限范围，并视具体情况核查附加条件或补充文件。不要仅因为被授权人的姓名相同，就把旧项目的授权书用于新项目；也不要自动把聊天记录中的签名照片视为完整的证据。

约定签约前，整理好最终的一套文件

将实际要使用的合同草案版本、合同当事人的文件、签字人名单以及相关的权限证明文件汇总为一套，并注明仍在等待答复的问题。如果在审查之后更换了签字人或修改了条件，应再次告知审查人员，而不是把原先的审查结果套用到新的信息上。

B Law Firm 提供其网站上所公布的合同起草与审查服务。从一开始就提供完整的合同当事人及签字权限信息，有助于审查切中与该项工作相关的问题，但这并不能代替对合同当事人的资信状况、偿债能力或其他商业方面的核查。

插图由 AI 生成

参考资料

• 泰国商业发展厅：公司注册证明及登记文件复印件的类型（泰文）
• B Law Firm：合同起草与审查服务